Los calendarios determinan durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos, a partir de cuándo se pueden eliminar, en qué condiciones se pueden consultar, etc. 

Existe un plazo de retención para todos los documentos del mismo tipo. Por ejemplo: un plazo de eliminación para todos los expedientes de subvención, otro para todos los expedientes matrimoniales y otro para todos los expedientes de contratación de obras. A cada una de estas agrupaciones se le conoce con el nombre técnico de serie documental. 

Estos plazos de retención se aprueban tras una exhaustiva evaluación a cargo de una de las comisiones creadas a tal fin. En Navarra existen cuatro: 

• La Comisión de Evaluación Documental, de carácter general, al que puede acudir cualquier archivo de Navarra para solicitar la valoración de las series documentales o la autorización para eliminar documentos.
• Las comisiones específicas creadas por los ayuntamientos de Tudela y de Burlada para sus archivos municipales.
• La Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de Navarra.

Los acuerdos de estas comisiones son válidos para la documentación de su ámbito de competencia. Cualquier archivo municipal puede solicitar acogerse a los acuerdos aprobados por cualquiera de las comisiones.
 

Si hay series documentales sin evaluar, se deben someter al dictamen de una de las comisiones creadas a tal fin. En el siguiente enlace se puede solicitar la valoración a la Comisión de Evaluación Documental.
 

Las entidades locales deben informar a las comisiones sobre la eliminación de los documentos. En el siguiente enlace se puede solicitar autorización para eliminar documentos a la Comisión de Evaluación Documental.