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Aprobada la regulación de la Comisión de Evaluación Documental
lunes, 30 de octubre de 2006El Gobierno de Navarra ha aprobado un Decreto Foral en el que se recoge el Reglamento que regula la composición, organización y funcionamiento de la Comisión de Evaluación Documental, un órgano de carácter asesor adscrito al Departamento de Cultura y Turismo.
La Comisión de Evaluación Documental (CED) tiene como objetivo resolver cuestiones relativas a la valoración, selección y acceso a los documentos con el fin de determinar su conservación o eliminación, y los plazos de acceso según criterios administrativos, fiscales, jurídicos y de investigación.
Entre las funciones de la Comisión figuran elevar propuestas relativas a documentos y archivos; establecer acuerdos relativos a plazos de conservación, eliminación y acceso aplicables a las administraciones públicas; supervisar la emisión de los calendarios de conservación elaborados por las comisiones de evaluación de otros sistemas archivísticos institucionales de Navarra; garantizar la conservación del patrimonio documental de Navarra, e informar sobre reclamaciones de las personas o entidades que consideren vulnerado su derecho de acceso a la documentación, así como su derecho a la intimidad.
La Comisión de Evaluación Documental estará integrada por los siguientes miembros, todos ellos con voz y voto: el titular de la Dirección General competente, que actuará como presidente; el director del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental, que actuará como vicepresidente y sustituirá al presidente en caso de ausencia, y ocho vocales permanentes. Cuando se estime necesario el presidente de la Comisión podrá convocar invitados expertos en la documentación objeto de evaluación.
La Comisión se reunirá en sesiones de carácter ordinario y extraordinario. Se reunirá con carácter ordinario al menos una vez al semestre, y con carácter extraordinario cuantas veces lo estime necesario su presidente en función de los asuntos a tratar.
Por lo que respecta al procedimiento de evaluación, el Reglamento señala que, en el caso de la Administración de la Comunidad Foral, la unidad orgánica encargada de la gestión del Archivo Administrativo presentará, por iniciativa propia o a instancia de una unidad administrativa, una solicitud al presidente, indicando las series que serán objeto de evaluación.
El Reglamento establece asimismo que el plazo de acceso para cada serie documental será establecido por la Comisión de Evaluación Documental. Las instituciones productoras garantizarán el derecho de acceso a los expedientes administrativos en tramitación y a los archivos y registros. En el caso de la Administración de la Comunidad Foral, las Secretarías Generales Técnicas garantizarán este derecho.
