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Aprobado el proyecto de Ley Foral de Archivos y Documentos
lunes, 05 de febrero de 2007El Gobierno de Navarra ha aprobado un proyecto de Ley Foral de Archivos y Documentos, con el objeto de definir los documentos de titularidad pública y privada, configurar el sistema archivístico de Navarra, y determinar los criterios de gestión de la documentación del Gobierno de Navarra, así como de las entidades locales y de otras instituciones públicas navarras o presentes en la Comunidad Foral.
Con la aprobación del citado proyecto de Ley Foral, el Gobierno pretende contribuir a la conservación e incremento del patrimonio documental de Navarra, y al propio tiempo, asegurar su adecuada identificación, organización, evaluación, accesibilidad, preservación y difusión mediante el oportuno tratamiento técnico.
Dicho proyecto de Ley Foral se estructura en cinco capítulos, de los que el primero está dedicado a definir el objeto, los conceptos fundamentales y ámbito de aplicación.
El Título II recoge las características tanto de los documentos de titularidad pública como los de titularidad privada. En este aspecto, se pone de relieve la convivencia de documentos de una y otra naturaleza en archivos tanto públicos como privados. Así, se da la circunstancia de que existen documentos que en origen fueron públicos a los que se les aplica el régimen de funcionamiento que corresponde a los archivos privados, y a su vez, hay documentos de origen privado para los que rigen los criterios de gestión de los archivos públicos, de acuerdo con el procedimiento administrativo en el que se integran, En definitiva, se trata de observar los documentos en la globalidad de su proceso de producción, que abarca desde su génesis hasta la finalización de la utilidad para la que fueron creados.
Por otra parte, el Título III regula el sistema archivístico de Navarra, que se configura como un marco superior de coordinación y colaboración entre los archivos de la Comunidad Foral –tanto públicos como privados- sujetos a un mismo régimen de derechos y obligaciones, dotados de una metodología e instrumentos comunes que sirven para la actuación archivística que abarca el ciclo de vida completo de los documentos. En el mencionado Título se especifica que los municipios de más de 15.000 habitantes deben disponer de un sistema archivístico propio, dirigido por su archivo municipal, que dependerá del Secretario. Las entidades locales con menos de 15.000 habitantes tendrán su correspondiente archivo bajo la responsabilidad de su Secretario.
En el Título III también se regula el acceso a la documentación. En este aspecto se indica que todas las personas podrán ejercer el derecho de acceso a los archivos así como el de consulta de los documentos integrantes del patrimonio documental de Navarra, incluida la obtención de copias, de acuerdo con la legislación aplicable en cada caso cualquiera que sea la titularidad de la documentación. Únicamente se establecerán restricciones en los supuestos en los que prevalezca la salvaguarda de derechos fundamentales de las personas, así como en los regulados por normativa específica con rango de ley. En el caso de las administraciones públicas, los plazos de accesibilidad serán establecidos por la correspondiente Comisión de Evaluación Documental.
En tanto no se fijen dichos plazos, las exclusiones establecidas legalmente en cuanto a la consulta de documentos públicos quedan sin efecto, con carácter general, a los cincuenta años de la producción del documento, salvo que la legislación específica disponga otra cosa. Si se trata de documentos que contienen datos que puedan afectar a la seguridad, al honor, a la intimidad o la imagen de las personas, pueden ser objeto de consulta con el consentimiento de los afectados, o cuando hayan transcurrido veinticinco años desde su muerte.
El Título IV se refiere a la estructura del sistema archivístico de la Administración de la Comunidad Foral, del que forman parte la Dirección del Sistema; la Comisión de Evaluación Documental; los Archivos de Oficina; los Archivos Centrales; el Archivo de la Administración; el Archivo Real y General de Navarra; los archivos de los organismos públicos y otros entes dependientes de la Administración de la Comunidad Foral; y aquellos órganos, centros, servicios y recursos archivísticos que puedan crearse o incorporarse al sistema. A diferencia de los municipios de más de 15.000 habitantes, que deben disponer de un sistema archivístico propio, las entidades locales con menor número de habitantes podrán compartir o mancomunar el servicio de archivo, en atención a criterios de proporcionalidad, cooperación o territorialidad. En tal caso, el servicio estará bajo la supervisión y dirección técnica de un archivero titulado superior. Las entidades locales deberán disponer de instalaciones y condiciones técnicas adecuadas para garantizar el tratamiento y conservación de la documentación así como del acceso a la misma.
Finalmente, el Título V comprende el régimen sancionador en el que se definen las infracciones muy graves y graves. Son infracciones muy graves la enajenación ilegal de documentación perteneciente al patrimonio documental de Navarra, y la destrucción de documentos pertenecientes al patrimonio documental de Navarra sin el acuerdo de la correspondiente Comisión de Evaluación Documental. Se consideran infracciones graves la negligencia en la conservación de los bienes integrantes del patrimonio documental de Navarra; la denegación injustificada del acceso a los documentos del archivo por parte de organismos y funcionarios públicos, la retención indebida de documentos de titularidad pública por parte de entidades o personas privadas; la negativa reiterada a colaborar en la elaboración del censo de archivos de Navarra y la obstrucción de las tareas de inspección. Las cuantías de las sanciones serán las establecidas en la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra.
