¿Quién decide?

Tomar la decisión de qué se tira y qué se guarda es una labor difícil y laboriosa. Todos los documentos no son iguales. No tiene el mismo plazo de conservación una historia clínica que un parte de vacaciones, o el expediente de la construcción de una autopista que la factura de compra de lápices. Para solventar esta cuestión se creó en 2005 la Comisión de Evaluación Documental, conformada por archiveros, personal de los servicios jurídicos, gestores de la documentación e investigadores, que establecen de forma consensuada los calendarios de conservación y eliminación de documentos.

¿Cómo se hace?

La Comisión estudia primero la documentación que contiene cada procedimiento administrativo (subvenciones, becas, contratos, etc.) y su legislación propia, con el fin de establecer cuántos años tienen efecto legal, es decir, durante cuantos años son garantía de derechos y obligaciones para los ciudadanos y la Administración foral. Es obvio que nunca se podrá destruir documentación mientras no haya finalizado este plazo.

Una vez ha prescrito su efecto administrativo, algunos documentos tienen, ciertamente, interés para la investigación histórica, científica o estadística. Dichos documentos se envían a los archivos históricos para ser utilizados como fuente de investigación y constituyen el Patrimonio Documental de Navarra. Así, por ejemplo, las Actas del Gobierno de Navarra o los Planes Estratégicos.

El estudio que realiza la Comisión con cada tipo de tramitación se consensúa también con los gestores de los propios documentos y sus servicios jurídicos. Cuando la documentación está bien identificada, se reúne la Comisión de Evaluación Documental y se toman los acuerdos relativos a plazos de vigencia administrativa, conservación/eliminación y acceso público. Estos acuerdos se publican en el Boletín Oficial de Navarra y en el Calendario de Conservación y Acceso del Portal Navarra Archivos (https://www.navarra.es/home_es/Temas/Turismo+ocio+y+cultura/Archivos/) para conocimiento de todos.

¿Cuándo y cómo se destruye?

Una vez transcurridos los plazos establecidos para cada tipo de documento, éstos se seleccionan y preparan para su destrucción, que debe hacerse de forma segura con todas las garantías de confidencialidad que exige la protección de los datos de los ciudadanos. Por ello eliminar es un procedimiento que debe hacerse a conciencia.

¿Cuál es el balance entre lo destruido y lo conservado? Desde la puesta en marcha de la Comisión, en 2005, se han eliminado 11.082 metros de documentos y se han transferido al archivo histórico 10.750 metros.

¿Por qué se destruye y se conserva, y en qué le afecta al ciudadano?

No se trata sólo de hacer sitio. Existen otros condicionantes que impulsan la evaluación documental.

En primer lugar, se ha de garantizar el cumplimiento de los derechos de los ciudadanos a que se conserve la documentación que le afecta, mientras tenga efectos, de modo que se le garantice su derecho de acceder a ella.

Por otra parte, muchos de estos documentos forman parte del Patrimonio Documental que debe ser conservado, porque el ciudadano tiene también derecho a la memoria, a la investigación y al conocimiento de su pasado.

No obstante, otros muchos documentos deben ser destruidos. Y no sólo en lo referente a la documentación en papel sino también a la que está en soporte electrónico. Sin duda, por ejemplo, algunas informaciones de la Policía Foral deben poder desaparecer una vez han perdido efecto, ya que los ciudadanos también tienen derecho al olvido.